‘Eigenlijk is ons team een groot gezin’ - De voordelen van zelfsturende teams in de zorg

Joost werkt als verpleegkundige op een kleinschalige woonvorm voor jonge mensen met dementie. Zijn team is al vijf jaar lang zelfsturend. Mirjam is werkzaam als wijkverpleegkundige in de thuiszorg en werkt nu ruim een half jaar in een zelfsturend team. Hoe denken zij over deze werkvorm?

Hoe worden bij jullie de taken verdeeld?

Joost: ‘In ons team zijn geen specifieke rollen, zoals voorzitter of notulist bij vergaderingen. Wel verdelen we de periodieke taken onderling. De één is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de medicijnvoorraad en de ander voor de bestelling van het incontinentiemateriaal. Bij ons zijn er weinig problemen met de taakverdeling. Als iemand ziek is of op vakantie gaat, nemen andere collega’s de taak van diegene over.’

Mirjam: ‘In ons team heeft juist elke collega een specifieke rol. Als wijkverpleegkundige ben ik verantwoordelijk als personele planner, beheerder verzuim en personele beheerder. Verder notuleer ik tijdens vergaderingen. Er is duidelijk vastgelegd wie welke taak heeft. Daarom ontstaan over de taakverdeling nauwelijks problemen. Als er toch problemen zijn, kunnen we naar de coach die boven ons team staat.’

Wat is volgens jullie het grootste voordeel van een zelfsturend team?

Joost: ‘Eigenlijk is ons team een groot gezin, waarin iedereen zich daadwerkelijk geroepen voelt de taken uit te voeren. Deze gezamenlijke verantwoording blijkt een onwijs krachtig middel te zijn om goede zorg te verlenen. Het stimuleert ons problemen zelf op te lossen en dat doen we dan ook.’

Mirjam: ‘Het hiërarchische systeem, waarbij de ene collega boven de andere staat, is bijna niet aanwezig. Binnen een zelfsturend team ervaar ik ook meer vrijheid: ik kan mijn eigen ideeën tot uitvoer brengen. Je kunt bijvoorbeeld zelf teamafspraken maken. Hierbij kun je denken aan vakantie-aanvragen en het benoemen van één contactpersoon per cliënt.’

Leidt het werken in een zelfsturend team tot meer conflict?

Joost: ‘Natuurlijk leidt zelfsturend zijn tot meer discussies, maar ik zou die geen ‘conflicten’ noemen. Zo hadden we bijvoorbeeld een meningsverschil over een bewoner die niet goed meer kon staan. Sommige collega’s vonden dat we deze bewoner nog wel zonder hulpmiddel konden helpen, andere niet. Uiteindelijk hebben we voor een hulpmiddel gekozen, omdat dit voor ons als personeel minder belastend voor de rug is. Dit soort discussies zorgen ervoor dat je elkaar beter leert kennen. Uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: goede zorg voor onze bewoners.’

Mirjam: ‘Dat durf ik niet te zeggen. In een niet-zelfsturend team leg je conflicten neer bij de manager, maar als zelfsturend team moet je ze zelf oplossen. Ik denk dat je als team duidelijk moet afspreken hoe je met elkaar communiceert als er een conflict is. Je hebt tenslotte te maken met verschillende mensen die allemaal een eigen mening hebben.’

Hoe geven jullie elkaar binnen het team feedback?

Joost: ‘Om de 6 weken hebben wij een woningoverleg, waarin we alle relevante zaken bespreken. Tussendoor zien we elkaar ook regelmatig. Als iemand zijn taken niet goed uitvoert, bespreken we dit al eerder.’

Mirjam: ‘Ons team communiceert vrij rechtstreeks. Wanneer er problemen zijn, zeggen we dit vaak meteen tegen desbetreffende persoon. Dit is niet altijd de juiste manier. Als een collega bijvoorbeeld een andere collega heel direct benadert over een medicatiefout, kan dit aanvallend overkomen en verkeerd vallen. Daarom gaan we binnenkort een communicatietraining volgen.’

Welke tips zou je geven aan organisaties die over willen gaan naar een zelfsturend team?

Joost: ‘Vooral doen! Je zult er versteld van staan welke competenties het verzorgend personeel heeft. Werken in een zelfsturend team is vergelijkbaar met het runnen van een huishouden. Dat kunnen de meeste mensen thuis ook, dus waarom niet op het werk? Zeker kleinschalige woonvormen zijn hier geschikt voor. Hier is er namelijk vaak sprake van een klein team, waardoor je erg op je collega’s bent aangewezen. Dan is regelmatig overleg belangrijk. Een zelfsturend team leent zich hier uitstekend voor.’

Mirjam: ‘Een zelfsturend team is alleen effectief als iedereen echt gemotiveerd is en de verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar teamrol. Maak van tevoren duidelijke afspraken over de communicatie, vergaderingen en het geven van feedback. Ook is het belangrijk dat elk teamlid een taak krijgt die zo veel mogelijk aansluit bij zijn of haar kwaliteiten.’

Wat zijn jouw ervaringen met zelfsturende teams? Laat het me weten in een reactie.

En nog iets leuks: Joost blogt ook voor mijn website onder de naam Broeder Joost. Lees hier een van zijn blogs.

*De naam van Mirjam is vanwege privacyredenen gefingeerd. Haar naam is bekend bij FloorZorgt.